Eingangsrechnung

Aus einem gescannten oder per Drag-and-Drop eingefügten PDF kann eine neue Eingangsrechnung erstellt werden. Erkennung der Belegdaten: Durch die Durchsuchbarkeit der PDF Belege via Texterkennung (OCR = optical character recognition) werden erkannte Daten bereits in der Maske automatisch ausgefüllt. Die automatische Identifikation der Kreditoren-Adresse erfolgt, wenn in der Adressverwaltung unter den Konditionen Kreditor eine der nachfolgenden Informationen hinterlegt ist: 1. QR-Rechnung 2. IBAN Über die Maske "Eingangsrechnung" kann zwischen QR-Rechnung und IBAN unterschieden werden

In der Einstellung QR-Rechnung werden die erkannten Daten des QR-Codes angezeigt. Sollte die Kreditoren-Adresse nicht automatisch erkannt werden, muss diese aus dem Adressstamm heraus aufgerufen werden. Sollte eine Adresse noch nicht in der Adressverwaltung existieren, kann diese über das Symbol der Lupe mit der rechte Maustasten direkt aus dem Belegscanner heraus übernommen und erstellt werden.

"Adresse öffnen" startet eine Suche in der Adressverwaltung.

Sollte keine Adresse gefunden werden, kann über die Schaltfläche "QR-Code" die Adresse ausgelesen und neu in der Adressverwaltung angelegt werden.

Nach Auswahl einer Adresse erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob die erkannte Bankverbindung zu der ausgewählten Adresse hinzugefügt werden soll.

Wird dies mit "Ja" beantwortet, wird anhand dieser hinterlegten Bankverbindung die Adresse zukünftig automatisch erkannt. Über die Schaltfläche im Feld der Bankverbindung können bereits hinterlegte Bankverbindungen der Adresse auch direkt ausgewählt und bearbeitet werden

Ist in der Einstellung IBAN bei einem Kreditor die IBAN in den Konditionen hinterlegt und auf dem Beleg wird die IBAN erkannt, erfolgt automatisch eine Zuweisung der Lieferantenadresse.

Die Erkennung der Adresse kann zudem über die UID erfolgen, wenn diese auf dem Beleg erkannt und in der Adressverwaltung in den Konditionen Kreditor eingetragen ist.

Nachdem die Adresse richtig zugeordnet ist, werden das Zahlungsziel und das Gegenkonto aus den Kreditoren-Konditionen automatisch eingefügt. Zunächst wird der gesamte Betrag in einer "manuellen Position" (PX) angezeigt. Falls erforderlich bzw. gewünscht, können mit der Schaltfläche "Artikel einfügen" Artikel aus dem Artikelstamm zugeordnet und die entsprechenden Teilbeträge pro Position erfasst werden. Hierbei werden das Konto und der MWST-Code aus der Artikelverwaltung automatisch übernommen.

Für den Fall, dass es notwenig sein sollte, Währungen zu korrigieren, kann das über das entsprechende Drop-Down erfolgen

Es können erkannte Texte im Beleg markiert werden, diese werden dann in eine nach dem Markieren automatisch öffnende Maske übernommen. Es stehen folgende Zuordnungsziele zur Verfügung: 1. Zwischenablage 2. Mitteilung 3. IBAN-Nummer 4. Rechnungsdatum 5. Lieferdatum 6. Konto 7. Buchungstext / Bezeichnung 8. Betrag 9. Barcode Die markierten Texte werden in die Zwischenablage kopiert und im Kopf des Fensters angezeigt. Über die entsprechenden Schaltflächen können die erkannten Texte in die gewünschten Felder eingefügt werden.

Der Inhalt des Feldes "Mitteilung" ist auch im Zahllauf sichtbar.

Wenn alle Positionen korrekt erfasst sind, wird der Vorgang über die Schaltfläche "Verarbeiten" abgeschlossen. Die Eingangsrechnung wurde erstellt und kann auf Wunsch noch bearbeitet werden.

Wird die erstellte Eingangsrechnung geöffnet, ist bereits das PDF des Originalbelegs angeheftet.

Zudem ist auch in der Belegübersicht im Reiter "Dokumente" das PDF des Originalbelegs zu finden.

Falls die Eingangsrechnung vom Belegscanner einer bereits bestehenden Rechnung zugeordnet werden soll, können diese über die Schaltfläche "Eingangsrechnung" angezeigt und ausgewählt werden.

Anzeige der Spalten "Neue Eingangsrechnung" Über die Schaltfläche "Field-Chooser" öffnet sich ein Fenster, in dem Spalten der Eingangsrechnung ein- oder ausgeblendet werden können.